Se você é o dono ou atua na área financeira de uma empresa, deve saber que os custos de telecom é um fator que precisa ser constantemente avaliado. Em outras palavras, é um dos campos que necessita de uma boa administração, para evitar gastos desnecessários ou em excesso.

Após a transformação digital, muitos negócios tiveram que se adaptar a nova realidade rapidamente, isso porque, não estavam dispostos a ficar em desvantagem quando comparados à concorrência. Além disso, a pandemia também colaborou para acelerar os processos digitais nas organizações.

De 2020 para cá, grande parte das empresas precisou investir em soluções de TI, canais digitais, trabalho remoto, entre outros serviços que, consequentemente, mexeram em seu orçamento.

No entanto, é evidente que o mundo está se tornando cada vez mais digital e, sendo assim, é fundamental que todo negócio tenha uma gestão inteligente de telecom que auxilie com a redução dos custos, sem precisar abrir mão das soluções necessárias para o bom andamento da empresa.

Pensando nisso, neste artigo, trouxemos 07 dicas para reduzir os custos de telecom da sua empresa, sem haver necessidade de se desfazer daquilo que é importante para a organização. Se você deseja saber mais sobre o assunto, acompanhe a leitura e siga as nossas sugestões. Vamos lá?

Como diminuir os custos de telecom da sua empresa?

Quando falamos em redução de custos na empresa, logo nos vêm à mente a necessidade de cortar determinadas soluções contratadas, não é verdade? Entretanto, o que a maioria das pessoas ignora, é que nem sempre redução tem a ver com “abrir mão”.

Em outras palavras, uma boa administração pode ser o suficiente para manter os serviços e fazer com que a organização pague menos por eles. É importante destacar que, alguns gastos excessivos, ocorrem por falta de conhecimento e até mesmo atenção.

Ou seja, em determinadas assinaturas podem conter serviços que a empresa nem sequer utiliza, e uma gestão de telecom consegue identificá-los. É o caso dos planos de telefonia móvel, por exemplo, que vêm acompanhados de pacotes de dados, SMS, ligações, dentre outras opções dentro do contratado, porém que nem sempre são completamente utilizadas pela empresa.

Em razão disso, no próximo tópico, você confere 07 sugestões de como reduzir os custos de telecom da sua empresa, sem precisar renunciar das soluções fundamentais para ela. Acompanhe!

07 Dicas para reduzir os custos de telecom da sua empresa

Confira agora 07 dicas para reduzir os custos de telecom da sua empresa e não sofrer mais com gastos substanciais ou desnecessários.

1. Realize o inventário dos ativos de telecom TI da empresa

Antes de tudo, para reduzir os custos de telecom, é preciso conhecer a estrutura completa dos ativos de TI que existem na empresa, bem como identificar os setores responsáveis por cada um deles. No inventário de TI, deve conter todos os ativos de telecom e TI como:

• telefones fixos e móveis;
• linhas e ramais;
• modens e roteadores;
• notebooks, computadores e tablets;
• links de dados;
• servidores;
• softwares – tanto os internos, quanto os desenvolvidos por terceiros.

Por meio do inventário completo, a gestão de telecom fica clara e assertiva, uma vez que se torna mais simples de se identificar a origem dos custos, manutenções e equipamentos em desuso. Além de, claro, ter uma análise mais ampla dos gastos desnecessários.

2. Faça uma verificação de contas

Além do inventário de TI, é fundamental fazer uma verificação de contas para conseguir manter o controle das despesas e constatar quais são os serviços de telecom que a empresa realmente utiliza, como, por exemplo:

• banda larga;
• planos de telefonia fixa;
• planos de telefonia móvel;
• entre outros.

Após a verificação de contas, é fundamental conferir o valor de cada item dos planos. Assim, é possível compreender quais valores estão sendo destinados para os serviços de telecomunicações.

Para isso, é recomendado realizar uma auditoria de faturas, ou seja, uma análise detalhada das contas, na qual serão identificados possíveis erros em contratos, os quais poderão ser contestados no futuro.

3. Corte os serviços desnecessários

Depois da realização do inventário de TI e a verificação das contas, é necessário cortar os serviços menos usados. Para isso, basta separar as despesas em duas classes: as essenciais e as supérfluas.

Todavia, esse tipo de relação deve ser feita com o auxílio de um relatório dos últimos meses, para confrontar o que foi realmente utilizado pelos colaboradores e gestores. Feito isso, é provável que você perceba que inúmeros serviços são, de fato, importantes para empresa.

No entanto, é preciso cortar os desnecessários ou aqueles que você nem sabia que pagava. Por exemplo: se o seu plano de telefonia móvel contar com SMS, e a sua empresa nunca enviou esse tipo de mensagem, é hora de avaliar o pacote.

4. Otimize os planos de telecom

E, por falar em SMS, se a sua empresa possui um plano de telefonia corporativa há bastante tempo, é o momento de refletir se ele ainda vale a pena. Isso porque, as formas de comunicação estão em constante atualização.

Além disso, se o modelo do seu negócio também mudou, talvez as necessidades de comunicação não sejam as mesmas. Melhor dizendo, se a sua empresa possui um contrato de telefonia móvel entre os colaboradores, porém estes só se comunicam via Skype, Slack ou WhatsApp, por exemplo, talvez seja mais vantajoso cancelar o plano de ligações.

Com essas informações anotadas, você pode entrar em contato com a operadora e negociar planos melhores, com apenas as opções que fazem parte do dia a dia do seu negócio. Assim, você evita que a empresa pague por adicionais que já não são mais necessários para o bom andamento da rotina.

5. Armazene todas as cópias dos contratos de telecom

Outro fator importante, é o armazenamento de todas as cópias dos contratos de telecom. Isso porque, elas são essenciais para garantir se os valores pagos estão conforme o acordado ou se existem cobranças indevidas.

Por meio da cópia desses documentos, também é possível conferir se há cláusulas de fidelização ou até mesmo renovação automática. Essa informação é extremamente útil, caso você desista de algum dos serviços contratados.

6. Crie uma política de uso de telecom para a equipe

Além dos pontos destacados anteriormente, criar uma política de uso de telecom para a equipe é de extrema importância para evitar gastos desnecessários. Ou seja, a empresa precisa ter o treinamento apropriado para os colaboradores de todos os setores.

Esse treinamento é necessário para conscientizar os funcionários sobre o uso dos serviços de telecom, isto é, impedir que a equipe utilize smartphones ou internet para questões pessoais. Inclusive, a empresa pode colocar em contrato o que é ou não permitido, a fim de controlar as despesas corporativas.

Ademais, a organização também pode optar pelo MDM – Mobile Device Management, em português, gerenciamento de dispositivos móveis, um software que coordena a forma como os dispositivos estão sendo usados pelos colaboradores da empresa.

7. Mantenha uma boa gestão de telecom

Por fim, e o mais importante: mantenha uma boa gestão de telecom. Somente por intermédio dela, a empresa vai conseguir administrar e reduzir os custos de telecom.

O bom gerenciamento dos serviços de telecomunicações da organização, garante diversos benefícios para o negócio, uma vez que colabora para uma utilização eficiente e controle dos gastos desnecessários.

Além disso, por meio da gestão de telecom, são adotadas medidas e estratégias que asseguram os melhores resultados para uma boa comunicação da empresa com os seus colaboradores, fornecedores e clientes.

Invista na Gestão de Telecom com a MOBIT SOLUÇÕES!

Como você deve ter notado até aqui, ainda que todas as sugestões deste conteúdo sejam colocadas em prática, é uma boa gestão de telecom que irá reduzir os custos da telecomunicação na sua empresa.

Melhor dizendo, para diminuir e economizar nesse setor, é fundamental investir em uma gestão apropriada que analise o consumo, elimine os serviços desnecessários, e adapte os planos conforme a demanda do negócio.

Para ter tudo isso, a sua empresa pode contar com a MOBIT SOLUÇÕES. Nossa equipe está pronta para identificar todos os aspectos relevantes para a redução de custos de telecom do seu negócio e ainda lhe auxiliar com os demais fatores quando o assunto é economia na telecomunicação.

Entre em contato agora mesmo com o nosso time, e invista no que há de melhor para a sua empresa! Nos vemos nos próximos artigos!