A área da tecnologia da informação cresce cada dia mais dentro das empresas. Para se ter uma ideia disso, muito mais que um nível operacional, o TI passou a atuar como nível estratégico. Isso significa que, o TI não é mais responsável apenas pela parte técnica, e sim por toda a estratégia das organizações.

Neste contexto, é fundamental que as empresas façam o uso de ferramentas que auxiliem no planejamento desse setor. Em outras palavras, é preciso realizar o inventário de TI para que os gestores tenham um conhecimento mais detalhado sobre os ativos tecnológicos que a organização possui.

Saber organizar os ativos de TI é essencial para que a empresa se consolide no mercado e seja bem-sucedida. Por meio desse gerenciamento, é possível prever e até mesmo solucionar os problemas que possam influenciar no fluxo de trabalho e na receita do negócio.

Mas, afinal, você sabe o que é um inventário de TI ou qual a forma correta de realizá-lo? Pensando nisso, neste artigo, tiramos todas as suas dúvidas sobre o assunto e ainda iremos te ajudar com o passo a passo para fazer o seu. Acompanhe a leitura!

O que é o inventário de TI?

A resposta para essa pergunta é mais simples do que parece ser. O inventário de TI é um tipo de documento no qual contém a relação de todos os ativos de TI que uma empresa possui. Os ativos de TI são denominados por todos os recursos tecnológicos que envolvam softwares, hardwares e usuários.

Nesse mesmo documento também constam as informações desses ativos, ou seja, os dados técnicos. Dentre eles, a data em que foram comprados, por quantas manutenções já passaram, e outras informações pertinentes.

O papel do inventário de TI é auxiliar os gestores no suporte de tomadas de decisões estratégicas. Além disso, apresenta uma visão ampla de curto, médio e longo prazo dos pontos que necessitam de melhorias dentro da empresa, colaborando para um planejamento mais assertivo do orçamento do setor.

Qual é a importância do inventário de TI?

Como dito no início do conteúdo, o inventário de TI é muito importante para que a empresa preveja os mais diversos problemas nos recursos de TI, e ainda consiga solucionar adversidades até mesmo financeiras. Além disso, por meio dele, é possível potencializar a gestão em outros pontos. Dentre os principais, podemos destacar:

• controle da política de uso da empresa;
• identificação de ativos ineficientes ou obsoletos;
• gestão de prazos da garantia dos equipamentos;
• verificação de softwares não desejáveis ou maliciosos;
• ampliação da segurança de dados corporativos;
• aumento da vida útil dos recursos e equipamentos.

Por meio do inventário de TI, as empresas também conseguem monitorar as mais diversas necessidades do setor e tomar decisões mais estratégicas no que diz respeito aos ativos de TI. No entanto, muitas organizações deixam de realizar o inventário por acreditarem que consiste em um documento complexo e demorado.

Contudo, a realização do inventário de TI não é tão complicada como aparenta. Além disso, atualmente já é possível contar com softwares que automatizam esse processo. No próximo tópico, vamos apresentar um passo a passo para que você entenda como fazer esse tipo de documento para a sua empresa. Acompanhe!

Passo a passo de como fazer o inventário de TI da sua empresa

Agora que você já sabe o que é inventário de TI e qual a importância desse tipo de documento para as empresas, vamos te explicar passo a passo como realizar o seu. Confira!

Passo 1 – Organize os ativos de TI por categorias

O primeiro passo é organizar os ativos de TI por categorias, ou seja, o que é hardware, software e as categorias mais específicas como as de usuários. Para separar de forma mais simples, também é possível criar subcategorias.

Um exemplo disso é a categoria “hardware” que pode contar com uma subcategoria denominada “recursos de rede”. Desta forma, o nível de organização do inventário se torna ainda mais eficiente.

Passo 2 – Realize um esquema de nomeação

Para um melhor nível de controle do inventário, é fundamental que haja um esquema de nomeação dos dispositivos repetidos, isto é, cada equipamento deve receber uma etiqueta diferente. Nestas etiquetas, é preciso conter a nomenclatura do aparelho, seja ela com letras, números ou códigos.

Passo 3 – Faça uma lista dos ativos de TI

O terceiro e um dos mais importantes passos, é a realização da listagem dos ativos de TI da empresa. Nesta lista, deve ser colocado o ativo, junto aos seus respectivos dados. Em outras palavras, é fundamental constar todas as informações como licença, número de série, atualizações e as datas em que ocorreram manutenções.

Passo 4 – Realize auditorias

As auditorias são procedimentos internos essenciais, pois ajudam no mapeamento das ferramentas tecnológicas usadas na organização. Assim, com o inventário finalizado, elas devem ser feitas com o objetivo de identificar as possíveis vulnerabilidades, como por exemplo a indisponibilidade de serviços.

Desta forma, pode-se descartar os equipamentos que estão obsoletos e já não possuem valor para empresa, diminuindo o orçamento de manutenção.

Passo 5 – Gere um domínio de rede

Gerar um domínio de rede controlado por servidores é uma excelente opção se a empresa deseja investir mais alto no controle do inventário de TI. Além de garantir mais segurança aos arquivos, o domínio ainda ajuda na avaliação dos equipamentos que estão conectados nas estações de redes privadas.

Passo 6 – Tenha um termo de responsabilidade

O termo de responsabilidade auxilia para um controle ainda maior do inventário de TI. Por meio dele, é mais simples de reconhecer o colaborador vinculado a um determinado ativo. Além disso, as falhas, dúvidas ou excessos podem ser resolvidas de forma mais rápida.

Ademais, as condições de uso, extravio ou até mesmo negligências podem ser facilmente identificadas. Contudo, a depreciação natural dos ativos não pode ser considerada no termo.

Passo 7 – Invista na automatização da gestão de TI

A melhor estratégia para um inventário mais organizado e eficiente é investir na automatização da gestão de TI. Em outras palavras, é preciso apostar em tecnologia. Isso significa que, além das conhecidas planilhas, outras formas de gestão, como o uso de softwares devem ser colocadas em prática.

Entretanto, alguns ativos como câmeras, projetores e televisores não conseguem ser inventariados de forma automática e, em razão disso, é fundamental contar com a inclusão manual dos dados.

Passo 8 – Designe um colaborador para o cargo

Ainda que o inventário de TI seja uma tarefa simples, ela exige muita atenção. Por este motivo, uma boa sugestão é designar um ou mais colaboradores para se responsabilizar por esse trabalho. Além de verificar as ações automáticas, essa pessoa ainda pode realizar as inclusões manuais que forem necessárias e ser encarregada pelas atualizações do inventário.

Conte com a MOBIT SOLUÇÕES para fazer o inventário de TI da sua empresa!

Esperamos que as suas principais dúvidas sobre o inventário de TI tenham sido sanadas com este conteúdo. Reforçamos que você pode contar com a MOBIT SOLUÇÕES para realizar a gestão de ativos da sua empresa.

Nosso time está preparado para realizar um controle de inventário total e a intermediação para definir as aquisições de ativos mais adequados. Com o nosso auxílio, a sua empresa reduz os riscos e custos de operações e ainda conta com as mais diversas soluções para o setor de TI.

Se você ainda tem alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe agora mesmo! Não se esqueça de deixar o seu comentário e compartilhar esse artigo para que a MOBIT possa auxiliar mais empresas com questões associadas a esta.