É difícil imaginar, atualmente, uma empresa que não possua soluções tecnológicas para facilitar a comunicação com os clientes e entre os próprios colaboradores. Seja por voz, texto ou vídeo, as organizações têm investido cada vez mais em tecnologias que colaboram com o bom andamento do negócio.

Neste contexto, é necessário contar com uma Gestão de Telecom eficiente para administrar esses recursos, evitando assim, prejuízos e gastos desnecessários às companhias. Além disso, a ausência deste tipo de gerenciamento, pode ocasionar em cobranças indevidas e muita perda de tempo para resolver possíveis problemas com as operadoras.

Vale dizer que, devido à necessidade da ampliação de recursos comunicativos, a Gestão de Telecom se tornou uma das soluções essenciais para o controle dessas tecnologias, especialmente após a transformação digital. Em razão disso, neste artigo, você entenderá mais sobre o que é e para que serve a Gestão de Telecom. Vamos lá?

O que é Gestão de Telecom?

Em linhas gerais, a Gestão de Telecom pode ser definida como o gerenciamento das soluções de telecomunicações de uma empresa. Ou seja, por meio dela, se tem o controle de todos os recursos comunicativos usados na organização, sejam eles de telefonia fixa, móvel, link de dados ou banda larga.

Em outras palavras, quando falamos em Gestão de Telecom, nos referimos à administração completa das despesas e recursos de telefonia corporativa. Isto é, controle total de quanto a empresa gasta com esses serviços e o quanto poderia economizar com eles.

Isso porque, a Gestão de Telecom atua de forma preventiva, administrando os custos desnecessários que, na maioria das vezes, não são notados no dia a dia. Além de avaliar cobranças indevidas e contratação de planos que são inúteis ao negócio.

A Gestão de Telecom se torna cada vez mais importante para as empresas, uma vez que sem ela, diversos problemas podem ocorrer, tais como:

• cobranças indevidas;
• má interpretação das informações em contratos ou faturas;
• cortes ou multas por atraso de pagamento;
• falta de controle de ativos de TI ou utilização de celulares corporativos pelos colaboradores;
• dificuldade em identificar os planos de telefonia corporativa mais adequados para a empresa;
• perda de tempo ao resolver questões com as operadoras.

É importante destacar, que já existem diferentes softwares e ferramentas que facilitam a Gestão de Telecom, centralizando as informações em um único lugar. Muito além de planilhas manuais, esses recursos geram relatórios em tempo real e identificam onde é necessário realizar otimizações e redução de custos.

Além das ferramentas e softwares, também já é possível contar com metodologias que colocam o gerenciamento de telecom em prática, como o TEM – Telecom Expense Management, que em português significa: “Gestão de despesa de telecomunicações”.

Assim, a TEM funciona como um método que administra os serviços de telecom de uma empresa, auxiliando na redução de despesas com total eficiência.

Para que serve a Gestão de Telecom?

A Gestão de Telecom serve para auxiliar a empresa na administração de seus serviços de telecomunicações, bem como na identificação de possíveis problemas que aumentam os custos desses recursos. Ela pode ser faseada, ampliando assim, a sua eficiência. Acompanhe abaixo:

1. Identificação das necessidades reais da empresa

Uma das principais etapas da Gestão de Telecom é a identificação das necessidades da empresa. Ou seja, é realizado um comparativo dos recursos que a organização já possui, com os que, de fato, ela precisa para um bom desempenho do negócio.

É nesta etapa que ocorre um levantamento dos custos mensais com telecomunicações, evidenciando quais setores gastam mais. Além disso, também são avaliadas as necessidades de telecom não sanadas, ou seja, quando uma determinada equipe precisa de celulares corporativos para melhor comunicação, por exemplo.

Por meio desses dados, é possível definir o perfil de consumo da empresa e verificar se os serviços contratados estão em conformidade com as necessidades reais.

2. Inventário de TI

O inventário de TI é uma importante etapa da Gestão de Telecom. Isso porque, nela, são mapeados todos os equipamentos e licenças de telecom que a empresa dispõe, desde os próprios até os alugados.

Por meio dessas informações, que precisam ser atualizadas constantemente, as empresas conseguem ter uma base dos aparelhos desnecessários, bem como os que precisam de assistência técnica ou descarte.

3. Gestão de contratos

A Gestão de contratos são as ações que gerenciam os serviços contratados pelas empresas. As organizações precisam ter pleno conhecimento dos termos acordados e organizar tudo isso em um único arquivo.

Ademais, é fundamental controlar os prazos de término de contrato e fidelização, para não acarretar prejuízos e, ainda, é importante saber negociar valores ou buscar por alternativas que sejam mais benéficas para o negócio.

4. Auditoria e contestação de faturas

A Gestão de Telecom também é responsável pela parte financeira de telefonia. Assim, ela é responsável pela interpretação das informações que constam em uma fatura, para não permitir que a empresa pague por algo que não foi acordado.

A auditoria e contestação de faturas, inclusive, podem ser realizadas em contas mais antigas e, caso a cobrança esteja errada, as empresas cobradoras possuem até 3 anos para reaver os valores indevidos, com correção de juros.

5. Análise de dados

Por fim, a Gestão de Telecom serve também para mensurar os resultados obtidos a partir do acompanhamento periódico das telecomunicações. Desta forma, conseguem ter uma visão clara dos pontos que devem ser melhorados.

Quando as empresas têm acesso a essas informações, conseguem definir estratégias para a otimização de recursos e redução de despesas de Telecom.

Quais são os benefícios da Gestão de Telecom?

Os benefícios da Gestão de Telecom são inúmeros e expressivos, dentre os principais, podemos destacar:

• controle: com a Gestão de Telecom, é possível visualizar como os serviços de telecomunicações estão atuando na empresa, ou seja, quais são necessários, quais são dispendiosos e ainda quantos podem ser descontinuados;
• economia: por meio de todo o controle feito pela Gestão de Telecom, a economia é um dos benefícios principais. Há uma diminuição de custos que podem auxiliar no investimento de outros recursos importantes para o negócio.

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Até aqui, você notou que a Gestão de Telecom possibilita às empresas a agir de forma preventiva e organizada, evitando possíveis problemas e demasiados custos. Além disso, por meio dela, é possível saber quais recursos podem ser melhor empregados e quais também devem ser descartados.

Com tudo isso, podemos perceber que a Gestão de Telecom trata-se de um conjunto de tarefas operacionais fundamentais para qualquer negócio. Em outras palavras, é uma atividade estratégica tão essencial quanto os serviços de telecomunicações.

Em razão disso, a sua empresa deve investir em uma equipe especializada para gerenciar esses serviços e potencializar o bom uso das tecnologias. Por isso, conte com a MOBIT SOLUÇÕES para uma Gestão de Telecom eficiente e completa.

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