Case de sucesso: TI & Licenciamento Microsoft

R$ 52.552,92 por ano. O dinheiro estava sendo gasto em licenças que a operação não precisava.

Como a MOBIT analisou as 115 contas Microsoft 365 da Affari, identificou licenças subutilizadas e eliminou 44,5% do custo contratado em menos de duas semanas, 3 dias antes do prazo acordado com a Diretoria.

Uma empresa com mais de cem colaboradores ativos, um contrato de licenciamento Microsoft 365 funcionando, faturas pagas em dia. Nada sinalizava um problema. E justamente por isso o problema permanecia invisível.

Quando a MOBIT iniciou o diagnóstico da base de contas da Affari, o objetivo não era encontrar algo errado. Era entender se cada licença ativa correspondia, de fato, a uma necessidade real de uso. A resposta revelou que 32 das 115 contas recomendavam algum tipo de ação e que o custo acumulado desse excesso, projetado em 12 meses, representava mais de R$ 52 mil pagos sem necessidade operacional.

O problema que ninguém via: licenças ativas sem uso real

Licenças de software corporativo tendem a crescer com a empresa. Um colaborador novo precisa de acesso. Uma conta é criada. Mais tarde, esse colaborador é desligado, muda de função ou passa a usar apenas e-mail, mas a licença permanece ativa, sendo faturada mensalmente, sem que alguém perceba.

Esse acúmulo silencioso é comum em empresas com dezenas ou centenas de usuários. Não é descuido. É a consequência natural de um ambiente que cresce sem um processo estruturado de revisão periódica do licenciamento.

A Affari chegou à MOBIT com uma base de 115 contas Microsoft 365 ativas. O objetivo inicial era simples: entender o que estava sendo usado. A metodologia aplicada cruzou padrões de atividade de cada conta, última atividade de e-mail via Exchange, volume de mensagens enviadas e recebidas (com o tipo de licença contratada), para identificar onde havia desalinhamento entre custo e necessidade real.

O resultado do diagnóstico indicou que quase um terço das contas ativas apresentava alguma oportunidade de otimização. Isso não significa que a empresa estava sendo descuidada. Significa que o licenciamento Microsoft 365, como acontece na maioria das operações corporativas, havia crescido sem acompanhamento sistemático do uso real.

Como as 115 contas foram classificadas e priorizadas

Não basta encontrar contas subutilizadas. É preciso entender o que fazer com cada uma delas e em qual ordem. A MOBIT classificou cada conta em quatro categorias, definindo a ação recomendada e o grau de urgência antes de qualquer intervenção.

A classificação em quatro categorias foi o que permitiu construir um plano de ação objetivo, sem suposições, sem ações genéricas. Cada conta tinha uma recomendação clara, um prazo e um responsável.

O plano definido com a Diretoria: prioridades e cronograma

O diagnóstico foi apresentado à Diretoria da Affari em 10 de setembro de 2026. A partir daí, a MOBIT definiu em conjunto com a empresa um plano estruturado em três frentes de prioridade, com prazos específicos para cada grupo de contas.

O cronograma foi definido para ser executado entre 10 e 24 de setembro, 14 dias para reorganizar completamente o licenciamento de uma base com 151 licenças contratadas. A clareza na priorização foi o que tornou esse ritmo possível.

Execução: concluída 3 dias antes do prazo

Projetos de otimização de licenciamento costumam enfrentar fricção operacional: gestores que demoram a responder, unidades que precisam de validação, sistemas que impõem janelas de cancelamento. A MOBIT conduziu o projeto com comunicação estruturada desde o início: gestores foram contatados dentro do prazo, conversões foram feitas sem impacto na operação e o cronograma foi superado.

Resultado financeiro: planejado vs. realizado

O cenário inicial projetava uma economia de R$ 3.720,22 por mês com o cancelamento de 63 licenças. Ao longo da execução, a análise detalhada por plano revelou uma oportunidade adicional e o resultado superou o que havia sido apresentado à Diretoria.

A diferença entre o planejado e o realizado veio da análise mais granular feita durante a execução, que identificou uma licença adicional para cancelamento e, ao mesmo tempo, reposicionou contas entre os planos de forma mais estratégica.

A readequação entre planos que gerou economia adicional

Um dos resultados mais interessantes do projeto foi a readequação estratégica entre os planos Business Basic e Business Standard. Durante a execução, a análise identificou que manter mais contas no Basic, plano de custo menor, adequado para quem usa principalmente e-mail, era o melhor cenário de custo-benefício para a Affari.

A margem de segurança de 2 licenças por plano foi mantida deliberadamente, não como custo adicional, mas como contingência operacional para absorver novos colaboradores ou situações imprevistas sem interromper o acesso à plataforma. Mesmo com essa margem incluída, o resultado superou o planejado.

Continuidade: monitoramento e revisão trimestral

O encerramento do projeto não significa o fim da gestão do licenciamento. Licenças Microsoft 365 continuam a variar conforme a empresa cresce, contrata, desliga colaboradores e muda estruturas. Um portfólio otimizado hoje pode acumular excessos novamente em poucos meses se não houver acompanhamento.

Para a Affari, o projeto entregou R$ 52.552,92 de economia anual. Para a MOBIT, esse resultado é o ponto de partida de uma relação contínua de gestão, não o encerramento de um projeto pontual.

Perguntas frequentes