Tecnologia & Automação

Sua equipe ainda confere contratos e faturas manualmente? Entenda o que pode ser automatizado

Quando profissionais precisam acessar portais, localizar documentos, conferir informações e transferir dados entre sistemas todos os meses, o problema pode estar no processo que existe entre eles.

Uma fatura fica disponível no portal de um fornecedor. Alguém precisa acessar o ambiente, localizar o documento correto, conferir valores e vencimentos e, depois, registrar os dados no sistema da empresa. Em outro processo, um contrato precisa ser consultado para confirmar condições, prazos ou regras antes que uma atividade possa continuar.

Vistas isoladamente, essas tarefas parecem simples. O problema aparece quando se repetem todos os dias ou todos os meses, envolvendo dezenas, centenas ou milhares de documentos. Aos poucos, profissionais de Financeiro, Compras e áreas administrativas passam a dedicar uma parcela relevante da jornada a acessar sistemas, procurar informações, copiar dados, realizar conferências e registrar resultados.

É nesse espaço entre documentos, portais, sistemas e pessoas que surgem algumas das oportunidades mais interessantes de automação. O objetivo não é reproduzir o trabalho manual em maior velocidade. É retirar da rotina humana o que segue regras conhecidas e manter as pessoas concentradas nas situações que exigem análise, negociação ou decisão.

Nem todo processo manual deveria virar uma automação

O fato de uma atividade ser repetitiva não significa, por si só, que vale a pena automatizá-la. Antes de desenvolver, é necessário entender quantas vezes o processo acontece, quanto tempo ele consome, quais regras orientam sua execução, quantas exceções existem e quais sistemas precisam ser acessados.

Na MOBIT, essa análise faz parte do MobScrum, método usado para avaliar e priorizar oportunidades de automação. Volume e frequência representam 25% da avaliação, assim como o potencial de horas economizadas. Criticidade do processo e risco ou conformidade representam 15% cada. Estabilidade dos sistemas e complexidade técnica completam a análise com 10% cada. A combinação desses fatores gera um score que ajuda a definir a ordem de entrada das demandas.

Duas atividades podem parecer igualmente manuais e, ainda assim, ter prioridades muito diferentes. Uma pode ocorrer uma vez por mês e depender de muitas decisões humanas. Outra pode durar poucos minutos, mas acontecer centenas de vezes seguindo regras estáveis. A segunda concentra uma oportunidade maior de ganho operacional.

Por isso, a primeira conversa não precisa começar por qual robô a empresa deseja desenvolver. Ela pode começar por uma pergunta mais útil: onde a equipe está utilizando tempo em atividades que não precisariam continuar sendo executadas manualmente?

Onde contratos e faturas entram nessa discussão

Processos envolvendo contratos e faturas costumam atravessar diferentes ambientes. O documento pode estar em um portal, as condições comerciais em um contrato, o cadastro em um sistema corporativo e a aprovação em outra plataforma. Quando esses ambientes não estão integrados, uma pessoa acaba fazendo manualmente a conexão entre eles.

É comum que essa pessoa precise acessar um portal, localizar um documento, extrair informações, aplicar uma regra conhecida, consultar outro sistema e registrar o resultado. Em seguida, o processo continua para aprovação, pagamento ou tratamento de uma divergência.

A RPA (Robotic Process Automation), ou Automação Robótica de Processos, pode assumir parte dessa jornada quando as atividades possuem regras suficientemente claras. Dependendo do processo, uma automação pode começar em determinado horário, pela chegada de um arquivo, por um e-mail, por uma integração ou por uma solicitação do usuário.

Quando a automação deixa de ser um projeto isolado

Uma única tarefa automatizada pode parecer pequena. O impacto muda quando diferentes processos começam a operar continuamente e passam a formar um portfólio sob gestão.

Em uma operação gerenciada pela MOBIT, 15 automações estão em produção nas áreas Financeira, Departamento Pessoal e Recursos Humanos, Jurídico e Suprimentos. Entre os processos estão Contas a Pagar, Contas a Receber, análise de crédito, comprovantes financeiros, bloqueio de desligados, eSocial, auditoria de ponto e integração entre pedidos de compra em BPM e SAP.

A equivalência em FTEs não deve ser interpretada como uma promessa de redução de quadro. O ganho está em absorver tarefas repetitivas com automação e devolver capacidade humana para análise, atendimento, tratamento de exceções e tomada de decisão.

Produtividade precisa aparecer no resultado

Horas poupadas ajudam a medir o impacto, mas executivos também precisam entender o efeito financeiro. Não existe um percentual universal que possa ser prometido antes da análise. Uma rotina executada milhares de vezes tem características diferentes de outra realizada semanalmente, assim como uma integração entre sistemas estáveis difere de uma automação com muitas exceções.

Em processos automatizados pela MOBIT, já foram observadas reduções entre 20% e 65% no custo do processo automatizado. Essa faixa não representa uma promessa para qualquer novo projeto. Ela demonstra resultados obtidos em casos MOBIT e reforça por que cada oportunidade precisa ser analisada individualmente.

A mensuração deve combinar volume processado, tempo médio, taxa de sucesso, horas liberadas, custo por execução e impacto no negócio. Esse conjunto evita que a empresa avalie uma automação apenas pelo número de vezes que o robô rodou.

Como um processo vira uma automação

Quando uma oportunidade recebe prioridade, o desenvolvimento não começa imediatamente. A MOBIT primeiro refina e mapeia a rotina com o usuário, registrando como o processo funciona, quais regras precisam ser respeitadas, quais exceções existem, quais sistemas participam da execução e qual resultado será considerado válido.

A automação só segue para produção após homologação e aceite do usuário. Essa disciplina evita um risco simples: automatizar um processo mal compreendido pode apenas fazer um erro acontecer com mais velocidade e em maior escala.

Colocar a automação em produção não encerra o trabalho

Os sistemas usados por uma automação não permanecem necessariamente iguais. Portais mudam, campos são reposicionados, regras de negócio evoluem, credenciais expiram e novas situações aparecem no processo.

Em uma operação real da MOBIT, uma automação de análise de crédito foi impactada pela inclusão de um novo pop-up no portal Serasa e por uma instabilidade de acesso. A equipe identificou a ocorrência, refez o mapeamento dos campos no código e reprocessou as análises.

O episódio mostra a diferença entre desenvolver uma automação e operar RPA. Por isso, a estrutura MobRPA separa a frente de projetos, responsável pela construção, da sustentação, que acompanha incidentes, correções, mudanças e evoluções depois da entrada em produção.

Por que procurar a MOBIT para avaliar uma automação

Uma empresa não precisa chegar à MOBIT sabendo qual tecnologia utilizar ou qual robô desenvolver. Pode chegar com um processo que está consumindo tempo demais, gerando erros ou exigindo que pessoas façam a ponte entre sistemas.

A MOBIT começa entendendo a rotina. Avalia volume, frequência, esforço operacional, criticidade, risco, estabilidade dos sistemas e complexidade. Se a oportunidade fizer sentido, a mesma estrutura conduz mapeamento, documentação, desenvolvimento, testes, implantação, monitoramento, sustentação e evolução.

Em uma parceria acompanhada por 14 meses, a MOBIT entregou 2.733 horas de serviços, com 2.023 horas dedicadas ao desenvolvimento e 710 horas à sustentação. O dado mostra como um portfólio de automações evolui de projetos iniciais para uma capacidade contínua de operação.

Como identificar uma oportunidade na sua empresa

Alguns sinais ajudam a iniciar o diagnóstico. A equipe acessa os mesmos portais em uma rotina recorrente? Copia informações entre planilhas e sistemas? Confere documentos com regras objetivas? Precisa produzir evidências sempre da mesma forma? Enfrenta um volume que cresce sem que o processo mude? Se várias respostas forem positivas, existe uma oportunidade que merece avaliação.

O diagnóstico também precisa observar as exceções. Processos com muitas decisões subjetivas podem exigir uma combinação diferente de automação e análise humana. O melhor desenho não elimina pessoas da jornada. Ele direciona o trabalho humano para aquilo que realmente depende de contexto.

Perguntas frequentes