R$ 0,03 a R$ 0,08
faixa de CPP para impressão P&B laser A4 em contratos de outsourcing corporativo no Brasil em 2026, incluindo toner e manutenção. Abaixo de R$ 0,03: verificar o que foi excluído do escopo
oHub / mercado BR 2026
5% vs. 15-30%
cobertura declarada pelos fabricantes (5%) vs. cobertura real de documentos corporativos típicos (15% a 30%). Essa diferença reduz o rendimento real do toner para um terço do declarado
Tecnoset / EBM 2026
R$ 0,25 a R$ 0,60
faixa de CPP para impressão colorida laser A4 em outsourcing. Custo é 6 a 8 vezes maior que P&B porque exige 4 toners (CMYK) e equipamento mais complexo com manutenção mais cara
oHub / mercado BR 2026
Os 5 componentes que formam o CPP real
O CPP real de uma impressão não é apenas o custo do toner dividido pelo número de páginas. Cinco componentes contribuem para o valor final, e ignorar qualquer um deles leva a uma subestimação do custo real e a uma comparação injusta entre impressora própria e outsourcing.
1
Toner / cartucho
Componente mais visível
Preço do cartucho dividido pelo rendimento real (não pelo rendimento declarado — veja a seção seguinte). É o componente que mais varia entre fabricantes e que mais afeta o CPP em volume baixo.
Fórmula: preço do toner ÷ rendimento real em páginas = custo do toner por página
CPP típico
R$ 0,02-0,06
P&B laser
2
Papel
Frequentemente excluído do CPP
Uma resma A4 75g custa R$ 25 a R$ 35 em 2026, representando R$ 0,05 a R$ 0,07 por página (frente simples). Em impressão duplex, o custo cai pela metade. A maioria dos contratos de outsourcing exclui o papel do CPP — verifique sempre antes de comparar valores.
Atenção: CPP de R$ 0,05 sem papel versus CPP de R$ 0,10 com papel podem representar custo total por página idêntico ou invertido. Sempre pergunte se o papel está incluso.
CPP típico
R$ 0,05-0,07
frente simples A4
3
Manutenção preventiva e corretiva
Componente mais imprevisível
Inclui peças de desgaste periódico (cilindro, fusor, rolos) e manutenção corretiva por chamado. Em impressora própria, pode custar R$ 150 a R$ 400 por ocorrência e 1 a 3 ocorrências por ano. Em contratos de outsourcing com manutenção inclusa no CPP, esse custo é absorvido pelo fornecedor.
Este é o componente que mais explica a diferença de CPP entre contratos: CPP de R$ 0,04 sem manutenção vs. R$ 0,07 com manutenção podem ter custo total idêntico.
CPP provisionado
R$ 0,01-0,04
em volume médio
4
Depreciação do equipamento
Nunca aparece no CPP cotado
Em impressora própria, o custo de aquisição precisa ser amortizado ao longo da vida útil do equipamento. Uma multifuncional de R$ 4.000 com vida útil de 5 anos (60 meses) e volume de 2.000 páginas/mês gera R$ 0,033 de depreciação por página. Em outsourcing, esse custo está embutido no CPP cobrado pelo fornecedor.
CPP típico
R$ 0,01-0,05
depende do volume
5
Energia elétrica
Relevante em alto volume
Impressoras laser consomem de 300 W a 700 W em operação. Com tarifa média de R$ 0,90/kWh em SP, o custo elétrico fica entre R$ 0,001 e R$ 0,003 por página. Negligenciável em volume baixo; relevante em parques grandes.
CPP típico
R$ 0,001-0,003
por página
Por que o rendimento declarado do toner nunca bate com o rendimento real
O rendimento declarado pelo fabricante no cartucho ou toner (ex: “rende 10.000 páginas”) é calculado em laboratório com uma condição específica: 5% de cobertura por página. Isso equivale a uma folha com apenas algumas linhas de texto espaçado, o tipo de documento que ninguém imprime no dia a dia corporativo.
| Tipo de documento |
Cobertura real estimada |
Rendimento real (toner 10k pág.) |
CPP real do toner (R$ 80) |
Diferença vs. declarado |
| Referência do fabricante (5%) |
5% |
10.000 pág. |
R$ 0,008 |
Base de comparação |
| E-mail simples impresso (10%) |
10% |
5.000 pág. |
R$ 0,016 |
2x mais caro que declarado |
| Relatório com tabelas (20%) |
20% |
2.500 pág. |
R$ 0,032 |
4x mais caro que declarado |
| Contrato ou petição densa (30%) |
30% |
1.666 pág. |
R$ 0,048 |
6x mais caro que declarado |
| Página cheia de texto (50%) |
50% |
1.000 pág. |
R$ 0,080 |
10x mais caro que declarado |
| Cálculo baseado em toner de R$ 80 com rendimento declarado de 10.000 páginas a 5% de cobertura. A cobertura real dos seus documentos determina o rendimento real e, consequentemente, o CPP real do toner. Em contratos de outsourcing, o fornecedor assume esse risco de cobertura variável. |
Por que o toner acaba antes do esperado: a resposta está na cobertura
Se os documentos que a empresa imprime têm cobertura média de 20% (relatórios com tabelas, contratos, planilhas) e o toner foi comprado esperando render 10.000 páginas, ele vai render 2.500. O gestor conclui que “o toner é fraco” ou “a impressora gasta muito”. Na realidade, a projeção foi feita com o dado errado do fabricante. Em contratos de outsourcing com manutenção inclusa no CPP, o fornecedor assume esse risco: ele entrega o toner e garante a continuidade da impressão independentemente da cobertura real.
Antes de comparar qualquer proposta de outsourcing, calcule o CPP real atual da empresa. Esse número é o único parâmetro honesto de comparação.
Cálculo do CPP atual: coleta de dados e fórmula
|
1
Volume mensal
|
Consulte o contador de páginas do equipamento (na maioria das impressoras laser, acesse o menu de configuração ou imprima uma página de status). Registre o total de páginas do mês atual e do mês anterior. Calcule a média dos últimos 3 meses para ter um volume representativo. Separe P&B de colorido se a impressora fizer os dois. |
|
2
Custo do toner
|
Some o valor total pago em toners nos últimos 12 meses. Divida por 12 para ter o gasto mensal médio. Divida pelo volume mensal de páginas para obter o custo do toner por página. Se não tem esse registro, use: preço do toner ÷ rendimento declarado × fator de cobertura. Para documentos corporativos típicos, use fator 3 (divide o rendimento declarado por 3) como estimativa conservadora. |
|
3
Custo do papel
|
Divida o preço da resma pelo número de páginas nela. Resma A4 75g com 500 folhas a R$ 30 = R$ 0,06 por página (frente simples). Para duplex, divida por 1.000 = R$ 0,03 por impressão. Se a empresa usa papel de gramaturas diferentes, calcule separadamente. |
|
4
Manutenção e depreciação
|
Some todas as manutenções dos últimos 12 meses e divida por 12 para ter o custo mensal provisionado. Adicione a depreciação mensal do equipamento (valor de compra ÷ vida útil em meses). Some os dois e divida pelo volume mensal de páginas. |
|
5
CPP real
|
CPP real = custo toner + custo papel + custo manutenção/depreciação. Some os três componentes. Esse é o CPP real atual da sua empresa. Compare com o CPP da proposta de outsourcing, certificando que o escopo do outsourcing inclua os mesmos componentes que estão no seu CPP próprio — especialmente papel e manutenção. Se a proposta excluir o papel, adicione R$ 0,05 a R$ 0,07 ao CPP da proposta para comparação justa. |
Exemplo de cálculo completo: empresa com 1 impressora laser P&B, 2.000 páginas/mês
| Componente |
Dado |
CPP (÷ 2.000 pág.) |
| Toner R$ 80 (rendimento real 3.000 pág.) |
R$ 80 ÷ 3.000 = R$ 0,027/pág. |
R$ 0,027 |
| Papel A4 75g (R$ 30/resma, frente simples) |
R$ 30 ÷ 500 = R$ 0,060/pág. |
R$ 0,060 |
| Manutenção provisionada (R$ 300/ano) |
R$ 25/mês ÷ 2.000 pág. |
R$ 0,013 |
| Depreciação (R$ 2.500 em 60 meses) |
R$ 42/mês ÷ 2.000 pág. |
R$ 0,021 |
| CPP real total |
R$ 0,027 + R$ 0,060 + R$ 0,013 + R$ 0,021 |
R$ 0,121 |
Este CPP de R$ 0,121 é o parâmetro de comparação com qualquer proposta de outsourcing. Uma proposta de R$ 0,09 por página com toner e manutenção inclusos (sem papel) resultaria em CPP total de R$ 0,09 + R$ 0,06 de papel = R$ 0,15 — mais caro que manter a impressora própria neste cenário específico.
Benchmarks de CPP por tipo de impressão: mercado brasileiro 2026
Os benchmarks abaixo são baseados em referências de mercado verificadas no Brasil em 2026 para contratos de outsourcing corporativo. Valores de CPP abaixo da faixa inferior merecem investigação de escopo; valores acima da faixa superior merecem negociação ou comparação com outros fornecedores.
| Tipo de impressão |
CPP outsourcing (sem papel) |
+ papel = CPP total |
CPP impressora própria (estimado) |
Observação |
| P&B laser A4 (baixo volume: até 1.000 pág.) |
R$ 0,06 a R$ 0,08 |
R$ 0,11 a R$ 0,15 |
R$ 0,10 a R$ 0,20 |
Em volume baixo, impressora própria simples pode ser competitiva. CPP alto do outsourcing reflete custo fixo diluído em poucas páginas |
| P&B laser A4 (médio volume: 1.000 a 5.000 pág.) |
R$ 0,04 a R$ 0,07 |
R$ 0,09 a R$ 0,13 |
R$ 0,08 a R$ 0,15 |
Faixa mais comum de contratos de PME. Outsourcing começa a ser competitivo quando manutenção e depreciação entram na conta da impressora própria |
| P&B laser A4 (alto volume: acima de 5.000 pág.) |
R$ 0,03 a R$ 0,05 |
R$ 0,08 a R$ 0,12 |
R$ 0,08 a R$ 0,12 |
CPP baixo possível porque custo fixo do equipamento se dilui no volume alto. Outsourcing e própria ficam muito próximos, mas outsourcing elimina gestão e risco |
| Colorido laser A4 (qualquer volume) |
R$ 0,25 a R$ 0,60 |
R$ 0,30 a R$ 0,67 |
R$ 0,40 a R$ 0,90 |
4 toners CMYK + equipamento mais caro = CPP muito maior. Outsourcing é especialmente vantajoso no colorido pela gestão dos 4 toners |
| Multifuncional A3 P&B |
R$ 0,08 a R$ 0,15 |
R$ 0,17 a R$ 0,27 |
R$ 0,15 a R$ 0,30 |
Toner A3 específico de maior custo e papel A3 mais caro. Verifique se o papel A3 está incluso no CPP — raramente está |
| Multifuncional A3 colorido |
R$ 0,45 a R$ 1,20 |
R$ 0,60 a R$ 1,50 |
R$ 0,60 a R$ 1,80 |
Maior CPP de todos os tipos. Verifique se o volume de A3 colorido justifica o equipamento — muitas empresas migram para A4 colorido para reduzir CPP |
| Benchmarks baseados em dados de mercado brasileiro verificados em 2026. CPP de outsourcing inclui toner e manutenção, excluindo papel salvo indicação. CPP de impressora própria inclui todos os componentes. Compare sempre certificando que o escopo é equivalente. |
O que varia o CPP entre propostas: escopo, volume e equipamento
Quando duas propostas chegam com CPP diferente para o mesmo tipo de impressão, a diferença raramente é aleatória. Três fatores explicam a maior parte das variações.
📋
Escopo: o que está embutido no CPP
Um CPP de R$ 0,04 que inclui apenas o toner não é comparável a um CPP de R$ 0,07 que inclui toner, manutenção e software de bilhetagem. São produtos diferentes com o mesmo nome. A diferença de R$ 0,03 por página em 3.000 impressões mensais é R$ 90 por mês, mas o contrato mais caro pode estar entregando R$ 200 de valor adicional em manutenção que o mais barato cobra separadamente.
Itens que podem ou não estar embutidos no CPP: papel, manutenção preventiva, manutenção corretiva, peças de desgaste, software de bilhetagem, relatório mensal. Pergunte explicitamente sobre cada um.
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Volume: quanto menor o volume, maior o CPP
O fornecedor precisa diluir o custo do equipamento nas páginas impressas. Com volume alto, o custo fixo de cada impressora se dilui em mais páginas, reduzindo o CPP. Com volume baixo, o custo fixo fica concentrado em poucas páginas, elevando o CPP. Por isso, um contrato de 10.000 páginas mensais tem CPP menor que um contrato de 1.000 páginas mesmo que o equipamento seja o mesmo.
Negociar volume total não individual por equipamento: se a empresa tem 5 impressoras com volumes variados, negociar o volume total do parque costuma gerar CPP menor do que negociar cada equipamento separadamente.
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Equipamento: qualidade e capacidade afetam o CPP
Impressoras de alta capacidade com toners de grande volume têm CPP menor porque o custo do toner por página cai com a capacidade (toner de 20.000 páginas custa proporcionalmente menos do que toner de 3.000 páginas). Equipamentos mais robustos também geram menos chamados de manutenção corretiva, reduzindo o componente de manutenção no CPP. Isso significa que contratos com equipamentos mais modernos e robustos podem oferecer CPP menor mesmo com margem maior para o fornecedor.
Como usar o CPP para comparar propostas de outsourcing
CPP por si só não é comparável. CPP com escopo definido é. A comparação correta exige três etapas antes de colocar os números lado a lado.
| Etapa |
O que fazer |
Por que importa |
| 1. Nivelar o escopo |
Para cada proposta, listar o que está e o que não está incluso no CPP. Calcular o custo real por página de cada proposta somando o CPP cotado mais o custo estimado dos itens excluídos que a empresa teria que pagar separadamente |
CPPs com escopos diferentes não são comparáveis. Um de R$ 0,04 sem manutenção vs. R$ 0,07 com manutenção pode resultar em custo total idêntico |
| 2. Incluir o papel na comparação |
Se a proposta excluir papel, somar R$ 0,05 a R$ 0,07 por página (frente simples) ao CPP cotado para obter o CPP total com papel. Aplicar a mesma lógica para o CPP atual da empresa |
O papel é o componente que mais distorce comparações de CPP porque alguns contratos incluem e outros não, sem que isso seja claro na proposta |
| 3. Calcular o custo mensal total |
Multiplicar o CPP total ajustado pelo volume mensal de páginas. Adicionar qualquer mensalidade fixa de locação do equipamento se o contrato for híbrido. Comparar os custos mensais totais, não os CPPs individuais |
O custo mensal total é o número que vai para o orçamento. CPP baixo com mensalidade fixa alta pode resultar em custo mensal maior que CPP alto sem mensalidade |
As 4 armadilhas do CPP baixo que aparecem depois de assinar
Armadilha 1: CPP que exclui a manutenção
O CPP cotado cobre apenas o toner. Quando o equipamento precisa de manutenção, o custo é cobrado separadamente — e com frequência maior do que a empresa esperava. O CPP final acaba sendo 30% a 60% maior do que o proposto.
Como evitar: exigir que o contrato especifique se manutenção preventiva e corretiva estão inclusos e se há limite de chamados.
Armadilha 2: CPP P&B aplicado a páginas parcialmente coloridas
Em impressoras coloridas, qualquer página que tenha ao menos um elemento colorido (incluindo o logo da empresa no cabeçalho do e-mail) pode ser contada como impressão colorida, não P&B. Empresas que acreditam imprimir 90% P&B podem descobrir que 40% das páginas são classificadas como coloridas pelo contador do equipamento, multiplicando o custo por 6 a 8 vezes por essas páginas.
Como evitar: pedir uma semana de teste com contador de páginas para verificar o mix real entre P&B e colorido antes de assinar o contrato.
Armadilha 3: franquia mínima superdimensionada
O fornecedor dimensiona a franquia com base em uma estimativa de volume que superestima o uso real. A empresa paga 3.000 páginas por mês mas usa 1.800. As 1.200 páginas não usadas são pagas de qualquer forma, elevando o CPP real efetivo. Em um contrato de 36 meses, o excedente de franquia não utilizada pode representar R$ 5.000 a R$ 15.000 pagos sem contrapartida.
Como evitar: usar o volume real dos últimos 3 meses como base, aceitar uma margem de 10% a 15% acima, e exigir cláusula de ajuste semestral de franquia no contrato.
Armadilha 4: CPP de excedente muito mais alto que o CPP da franquia
O contrato tem CPP de R$ 0,05 para a franquia de 2.000 páginas. Nas páginas acima de 2.000, o CPP é R$ 0,12. Em meses de pico (balanço, auditoria, fim de projeto), a empresa pode imprimir 3.500 páginas, pagando as 1.500 excedentes a um custo 140% maior. A fatura daquele mês pode ser 2 a 3 vezes a mensalidade esperada.
Como evitar: verificar o CPP de excedente antes de assinar. Negociar que o excedente seja no máximo 30% a 50% acima do CPP da franquia. Avaliar se o volume de pico justifica ampliar a franquia base.
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Perguntas frequentes sobre custo por página de impressão
O que é custo por página (CPP) de impressão? ▼
Custo por página (CPP) é o valor total gasto para produzir uma única página impressa. É calculado somando todos os componentes de custo de impressão e dividindo pelo número de páginas produzidas no período. Os componentes que compõem o CPP real são: toner (custo do cartucho dividido pelo rendimento real, não pelo declarado pelo fabricante), papel (R$ 0,05 a R$ 0,07 por página A4 frente simples), manutenção preventiva e corretiva (provisionada mensalmente), depreciação do equipamento (valor de compra dividido pela vida útil em meses) e energia elétrica. Em contratos de outsourcing, o CPP cobrado pelo fornecedor normalmente inclui toner e manutenção, mas exclui papel. O CPP real para empresas com impressora própria é maior do que parece porque a maioria das empresas considera apenas o toner, ignorando os outros componentes que somados elevam o custo real em 40% a 80%.
Qual é o custo por página de impressão no Brasil em 2026? ▼
No mercado brasileiro de outsourcing corporativo em 2026, os benchmarks de custo por página são: impressão P&B laser A4 em volume médio (1.000 a 5.000 páginas/mês): R$ 0,04 a R$ 0,07 por página, incluindo toner e manutenção, excluindo papel. Com papel incluso: R$ 0,09 a R$ 0,13. Impressão colorida laser A4: R$ 0,25 a R$ 0,60 por página sem papel. Com papel: R$ 0,30 a R$ 0,67. Impressão A3 P&B: R$ 0,08 a R$ 0,15 sem papel. Impressão A3 colorida: R$ 0,45 a R$ 1,20 sem papel. O CPP varia conforme o volume contratado (maior volume resulta em CPP menor), o escopo do contrato (o que está ou não está embutido), a qualidade do equipamento e a negociação com o fornecedor. CPPs abaixo da faixa inferior merecem investigação sobre o que foi excluído do escopo; CPPs acima da faixa superior merecem negociação com base nos benchmarks de mercado.
Por que o toner acaba antes do rendimento declarado pelo fabricante? ▼
O rendimento declarado pelo fabricante no cartucho ou toner é calculado em laboratório com 5% de cobertura por página, o que equivale a uma folha com apenas algumas linhas de texto espaçado. Documentos corporativos reais têm cobertura significativamente maior: e-mails simples têm cerca de 10%, relatórios com tabelas têm 15% a 20%, contratos e petições densas têm 25% a 30%, e páginas cheias de texto podem chegar a 40% a 50%. Como o rendimento do toner é inversamente proporcional à cobertura, um toner de 10.000 páginas declaradas a 5% de cobertura rende apenas 2.500 páginas para documentos com 20% de cobertura. A diferença de custo por página do toner é de 4 vezes em relação ao declarado pelo fabricante para esse tipo de documento. Esse fenômeno explica por que o toner “acaba antes do esperado” em praticamente todas as empresas que fazem o cálculo de rendimento com base no dado do fabricante.
O papel está incluso no custo por página do outsourcing? ▼
Na maioria dos contratos de outsourcing de impressão no Brasil, o papel não está incluso no CPP cotado. A empresa contratante fornece o papel separadamente e arca com o custo por conta própria. Alguns contratos de MPS (Managed Print Services) mais completos incluem papel, mas isso precisa estar explicitamente definido no contrato. O custo do papel para impressão A4 frente simples é de R$ 0,05 a R$ 0,07 por página (resma A4 75g a R$ 25 a R$ 35, dividido por 500 folhas). Para impressão duplex (frente e verso), o custo do papel por impressão cai pela metade. Ao comparar propostas de outsourcing com diferentes fornecedores, sempre some o custo estimado do papel ao CPP cotado para obter o custo total por página comparável. Uma proposta de R$ 0,05 sem papel compete com uma de R$ 0,10 com papel apenas quando o papel é incluído na conta.
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