A comunicação das empresas com os seus clientes, parceiros e colegas de trabalho, seja ela por meio do e-mail, telefone fixo, smartphone ou pela internet, tem os serviços de TI e Telecom envolvidos, isso porque, é a tecnologia a responsável pelos recursos de transmissão de mensagens entre as pessoas.

Com o home office e o trabalho híbrido mais presentes no dia a dia corporativo, é necessário que as organizações contêm cada vez mais com os processos de automação existentes na atualidade. Além disso, tecnologias como Inteligência Artificial e Cloud Computing estão chegando para serem tendências em um futuro próximo.

Segundo um levantamento trazido pelo site Terra em 2022, o Brasil está entre os 10 países que mais investem no setor de TI e, de acordo com essa mesma pesquisa, a razão disso é que as empresas concordam que uma tecnologia bem aplicada automatiza os processos internos, reduzindo erros e custos desnecessários.

Um outro dado disponível no site G1, aponta que, as pequenas empresas estão investindo em tecnologia para crescerem no mercado e, dentre os serviços mais buscados estão as telecomunicações e a segurança de dados.

As pesquisas demonstram que investir em tecnologia e serviços de Telecom é essencial para uma melhor comunicação interna e externa das organizações. No entanto, é importante questionar se as empresas estão preparadas para efetuar contratações necessárias e que promovam o maior retorno possível.

Pensando nisso, neste artigo, deixamos as dicas para que os diretores e gestores de negócio possam realizar contratações assertivas que possam potencializar os resultados do seu negócio. Acompanhe a leitura!

Quais são os serviços de Telecom e TI?

Telecom é uma abreviação de telecomunicações e trata-se de uma série de tecnologias que são usadas para a comunicação à distância, seja por voz, vídeo ou mesmo texto, ampliando as possibilidades de transmissão. São considerados serviços de Telecom: telefonia fixa, telefonia móvel, internet e TV por assinatura.

Já a tecnologia da informação (TI), faz referência ao grupo de soluções integradas ao desenvolvimento, manutenção e utilização de computadores, bem como os softwares, sistemas e redes, designados para a criação, processamento, armazenamento, proteção e troca de dados e informações, ou seja, os serviços de TI representam as atividades, dispositivos ou sistemas envoltos no processo de transmissão de informações, dados e comunicação.

Os produtos e serviços de TI são contratados pelas empresas para oferecer suporte às suas operações as quais envolvem os equipamentos e servidores de armazenamento físicos ou em nuvem, licenças de softwares, segurança de redes e dispositivos, como é o caso dos firewalls e antivírus e dos equipamentos de uso pessoal, como os notebooks e desktops, por exemplo.

Quais são as etapas de contratação dos serviços de TI e Telecom?

Antes da sua empresa realizar a contratação dos serviços de TI e Telecom, é fundamental levar em consideração 4 passos:

• Avaliação interna;
• Pesquisa de Mercado;
• Negociação e fechamento de contrato;
• Auditoria.

1. Avaliação interna

Quando a empresa opta por realizar determinada contratação é porque possui alguma necessidade. Por isso, antes de qualquer coisa, é fundamental fazer uma avaliação interna dos gargalos da organização. Se já existir um inventário atualizado, essa avaliação se torna mais simples.

O inventário de Telecom e TI consiste em um controle interno de todos os ativos que a empresa já possui, ou seja, uma lista dos dispositivos físicos, serviços, softwares, aplicativos e demais licenças.

No inventário deve constar o status desses ativos, isto é, se estão em uso, em estoque, se precisam de manutenção e até mesmo se já estão em desuso. Desta forma, é possível identificar quais são as necessidades da organização em relação a contratação de serviços de TI e Telecom.

Além disso, é imprescindível que a empresa desenvolva uma análise do consumo de todos os departamentos para saber qual a demanda básica de cada um deles.

2. Pesquisa de mercado

Após a avaliação interna é importante que a empresa realize uma pesquisa ampla diante das opções disponíveis no mercado. É necessário fazer uma análise criteriosa dos fornecedores, produtos e serviços a serem contratados.

Neste tipo de pesquisa muitas coisas devem ser levadas em consideração, como:

• Experiência do fornecedor;
• Reputação junto aos clientes;
• Serviços de suporte e pós-venda;
• Certificado na área de atuação;
• Custo-benefício.

Normalmente, quando as organizações tentam contratar serviços diretamente com as operadoras, encontram diversas dificuldades. Ao contratar uma empresa especializada, este processo é otimizado por meio de uma RFP – request for proposal, que em português significa “solicitação de proposta”.

Essa solicitação consiste na elaboração de um documento no qual consta tudo o que a empresa precisa de um fornecedor para adquirir os produtos e serviços de qualidade e com melhores condições. A RFP também apresenta as exigências e as restrições da empresa contratante, além dos termos e condições de contrato.

3. Negociação e fechamento

Ao definir o fornecedor, a empresa deve partir para o fechamento, e nesta etapa é fundamental realizar a leitura de todas as cláusulas do contrato. É fundamental entender tudo o que foi negociado, bem como termos de fidelidade, multas, reajuste anual e suporte técnico.

Caso o contrato tenha termos técnicos é importante pesquisar e tirar todas as dúvidas para não deixar passar nenhum ponto que possa impactar de forma positiva ou negativa na prestação de serviços.

4. Auditoria

Ao contratar os serviços de TI e Telecom é imprescindível se atentar a auditoria no pós-venda, isto é, a avaliação do serviço que está sendo ofertado pelo fornecedor.

Este processo é o que auxilia na identificação das cobranças indevidas, aplicações de impostos, taxas ou tarifas errôneas e a necessidade de contratação e cancelamento de pacotes. Essas informações são necessárias especialmente para a otimização das despesas com Telecom.

Conte com a Mobit Soluções para a contratação dos serviços de TI e Telecom da sua empresa!

Contratar os serviços de TI e Telecom pode ser uma tarefa complexa, se a empresa não souber escolher a solução ideal para atender as necessidades de forma completa.

Como vimos, é fundamental levar em conta diversas questões internas e realizar uma ampla pesquisa de mercado.

Independentemente do que a sua empresa precisa, é importante saber que a contratação dos serviços de TI e Telecom requer atenção a todas as etapas, pois é fundamental escolher soluções assertivas e bons fornecedores.

A Mobit Soluções reúne a gestão e a contratação dos serviços de TI e Telecom em um só lugar, oferecendo diversas opções para aumentar a produtividade e otimizar os processos do seu negócio. Fale com a nossa equipe, tire as suas dúvidas e garanta as soluções dos problemas de telefonia e tecnologia da sua empresa.