Custo total de TI: quanto sua empresa realmente gasta em telecom, cloud e impressão (e onde está perdendo)

O CFO aprova três linhas no orçamento de TI: o salário do analista, o contrato de internet e “outras despesas de tecnologia”. O que raramente aparece como linha única é o custo real e consolidado de todas as categorias de TI da empresa. Telecom (celular corporativo, links, PABX) fica no orçamento de RH. Cloud aparece no cartão corporativo do CTO. Impressão está no contrato de facilities. Licenças de software foram aprovadas por marketing. Suporte técnico é um contrato de manutenção na gaveta do financeiro. Somados, esses fragmentos representam — na maioria das empresas de médio porte — entre 5% e 9% da receita bruta. Mas menos de 30% dos CFOs sabem o número exato. Sem a visão consolidada, não há como saber o que está dentro do benchmark, o que está acima e onde estão os desperdícios que podem ser eliminados. Este artigo entrega essa visão — e o mapa do que fazer com ela.

Definição objetiva

Custo total de TI é a soma de todos os gastos de tecnologia da informação de uma empresa, independentemente do centro de custo em que estão alocados. Inclui: telecom (celular corporativo, links de dados, PABX, DDR), infraestrutura cloud (AWS, Azure, GCP, SaaS corporativo), outsourcing de impressão (locação de equipamentos, custo por página, suprimentos), licenças de software (ERP, CRM, Microsoft 365, ferramentas de produtividade), hardware (notebooks, servidores, switches, firewalls), contratos de suporte e manutenção, e pessoal de TI interno (salário + encargos + benefícios). A referência de mercado para PMEs brasileiras, segundo a Global Data Solutions, é de 3% a 7% do faturamento bruto investidos em tecnologia, dependendo do grau de dependência digital da operação. Empresas abaixo desse patamar operam com risco elevado de indisponibilidade. Empresas acima podem estar com investimentos mal alocados — ou com desperdício estrutural que uma auditoria identificaria. O desperdício médio em infraestrutura mal dimensionada pode chegar a 25% do orçamento total de TI de uma PME, segundo estimativas da Global Data Solutions — recuperável com gestão adequada, sem cortar nenhum serviço crítico.

3% a 7%
do faturamento bruto é o que PMEs brasileiras devem investir em tecnologia, segundo a Global Data Solutions. Empresas abaixo desse patamar operam com risco elevado de indisponibilidade; acima, podem ter investimentos mal alocados ou desperdício estrutural identificável
Global Data Solutions / ST Gestão 2026

25%
é o desperdício médio em infraestrutura mal dimensionada como percentual do orçamento total de TI de uma PME. Recuperável com gestão adequada — sem cortar serviços críticos. Uma auditoria técnica revela economias de 15% a 30% sem perda de funcionalidade
Global Data Solutions / ST Gestão 2026

30%
menos em custos operacionais apresentam empresas com infraestrutura de TI bem gerenciada em comparação às que tratam tecnologia de forma reativa, segundo Gartner. A diferença não está no volume de investimento, mas na qualidade da gestão e da visibilidade financeira
Gartner / ST Gestão 2026

Neste artigo

Por que o custo total de TI é invisível para o CFO
O mapa completo das categorias de custo de TI
O benchmark por categoria: o que é dentro, o que é acima do mercado
Os 8 desperdícios que aparecem em toda auditoria de TI
Como calcular o custo total de TI da sua empresa em 30 minutos
O plano de ação por prioridade: o que cortar primeiro, o que renegociar e o que otimizar
Perguntas frequentes

Por que o custo total de TI é invisível para o CFO

A invisibilidade do custo total de TI não é acidente — é estrutural. Os gastos de tecnologia de uma empresa típica estão distribuídos por pelo menos seis centros de custo diferentes, cada um controlado por uma área diferente, sem nenhuma consolidação automática em um único relatório.

Categoria de gasto de TI	Centro de custo	Como aparece no DRE	Visível para o CFO?
Celular corporativo e telecom	RH / Administração	“Benefícios” ou “Despesas administrativas” — misturado com VT e VR	Parcialmente
Cloud (AWS, Azure, GCP)	TI / Cartão corporativo CTO	“Serviços de tecnologia” ou “Despesas de TI” — sem detalhamento por serviço	Raramente
Outsourcing de impressão	Facilities / Administração	“Materiais de escritório” ou “Locações” — sem separação por equipamento ou área	Não
Licenças de software (SaaS)	TI / Marketing / RH / Operações	Fragmentado por área contratante — sem visão consolidada de shadow IT	Raramente
Hardware (notebooks, servidores)	TI / Ativo imobilizado	“Ativo fixo” (CapEx) — não aparece no P&L como custo corrente, mas tem custo de oportunidade	Como CapEx
Pessoal de TI interno	RH / Folha de pagamento	“Folha de pagamento” — encargos e benefícios diluídos, sem separação de custo de TI	Só o salário
Suporte e manutenção	Financeiro / TI	“Serviços terceirizados” — misturado com outros contratos de terceiros	Parcialmente

A consequência da fragmentação

Quando nenhuma das seis categorias aparece consolidada em um único número, o CFO não tem como responder à pergunta mais básica de gestão de TI: “Qual é o nosso custo total de tecnologia como percentual do faturamento, e estamos dentro ou fora do benchmark de mercado?” Sem essa resposta, qualquer decisão de corte ou investimento em TI é baseada em intuição, não em dado.

O mapa completo das categorias de custo de TI

Para consolidar o custo total de TI, é necessário primeiro mapear todas as categorias e o que cada uma inclui. O mapa abaixo cobre a estrutura completa de gastos de TI de uma empresa de médio porte.

Telecom

Maior ticket | Maior potencial de redução

Celulares corporativos (planos + linhas)

Links de internet dedicado / banda larga

PABX físico (contrato de manutenção) ou PABX em nuvem (mensalidade)

Troncos SIP e DDR (ramais publicados)

Links MPLS ou SD-WAN (múltiplas unidades)

Roaming nacional e internacional

% de fatura com desperdício

15% a 35%

SVAs, linhas fantasma, planos superdimensionados

Infraestrutura Cloud

32% do orçamento de TI | Cresce sem governança

AWS / Azure / Google Cloud (compute, storage, serviços gerenciados)

SaaS corporativo (Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Slack)

Backup em nuvem e disaster recovery

CDN e serviços de entrega de conteúdo

IOF sobre pagamentos internacionais (6,38% em cartão)

% de fatura com desperdício

25% a 50%

Instâncias ociosas, sem Reserved, storage em tier errado

Outsourcing de Impressão

Custo invisível | 1% a 3% da receita

Locação de equipamentos (impressoras multifuncionais)

Custo por página (mono e colorido)

Contrato de manutenção e suprimentos inclusos

Toneres e papel (para equipamentos próprios)

Volume mínimo contratado acima do uso real

% de fatura com desperdício

20% a 35%

Preço/página acima do benchmark, volume mínimo excedente

Licenças de Software

Shadow IT invisível | Renovação automática sem revisão

ERP (SAP, TOTVS, Senior, Sankhya)

Microsoft 365 / Google Workspace

CRM (Salesforce, HubSpot, RD Station)

Ferramentas de design, BI, marketing e RH contratadas por área

Antivírus, EDR, licenças de segurança

% de fatura com desperdício

15% a 30%

Usuários inativos, tier acima do necessário, duplicidade

Hardware + Suporte + Pessoal de TI

TCO frequentemente subestimado

Notebooks, desktops, servidores, switches, firewalls (depreciação)

Contratos de suporte e manutenção de equipamentos

Salário + encargos + benefícios do time interno de TI

Outsourcing de TI (contrato de assistência técnica terceirizada)

Energia elétrica de data center e equipamentos de TI

Onde verificar

Custo de suporte anual acima de 20% do valor de substituição = trocar o equipamento

O benchmark por categoria: o que é dentro, o que é acima do mercado

Com o mapa completo em mãos, o próximo passo é comparar cada categoria com o benchmark de mercado para o mesmo perfil de empresa. O benchmark não é um número exato — é uma faixa que permite ao CFO classificar cada gasto como adequado, acima ou muito acima do mercado.

Categoria	Dentro do mercado	Acima do mercado	Muito acima (auditoria urgente)	Métrica
Celular corporativo	R$ 35 a R$ 55/linha	R$ 56 a R$ 80/linha	Acima de R$ 80/linha ou plano único para todos	Custo médio por linha/mês (sem excedente)
Cloud (compute)	Acima de 80% de utilização das instâncias + Reserved Instances ativas	50 a 79% de utilização, parcialmente on-demand	Abaixo de 50% de utilização, tudo on-demand, sem tagging	% utilização média de CPU/memória
Impressão (por página)	Mono: R$ 0,03 a R$ 0,07 \| Color: R$ 0,09 a R$ 0,15	Mono: R$ 0,08 a R$ 0,12 \| Color: R$ 0,16 a R$ 0,25	Mono: acima de R$ 0,12 \| Color: acima de R$ 0,25	Custo por página impresso
Licenças SaaS	Acima de 85% de utilização ativa por ferramenta	70 a 84% de utilização ativa	Abaixo de 70% de utilização ativa (ou desconhecido)	% de usuários com login ativo nos últimos 30 dias
TI como % da receita	3% a 7% (PME, dependendo da dependência digital)	7% a 10%	Acima de 10% (ou abaixo de 3% com riscos visíveis)	Custo total de TI ÷ Receita bruta × 100

Os 8 desperdícios que aparecem em toda auditoria de TI

Em mais de uma década de auditorias de custo de TI em empresas de médio porte no Brasil, oito tipos de desperdício aparecem de forma consistente em praticamente todo diagnóstico — independentemente do setor, do porte ou do quanto a empresa já investiu em gestão de TI.

Linhas de celular corporativo de ex-colaboradores

Em empresas com turnover médio, 10% a 30% das linhas corporativas estão ativas sem usuário real. A cada R$ 50/linha, 20 linhas fantasma representam R$ 12.000/ano em fatura paga para ninguém.

SVAs (Serviços de Valor Adicionado) não autorizados em telecom

Serviços adicionados pelas operadoras gradualmente e jamais contestados. Ressarcimento em dobro garantido pela ANATEL Resolução 632/2014 — mas só quem contesta recebe.

Instâncias cloud superdimensionadas ou órfãs

40% das instâncias EC2 estão superdimensionadas em ambientes pós-lift-and-shift. Recursos de projetos encerrados continuam pagos por hora. O Trusted Advisor identifica automaticamente e gratuitamente.

Licenças de SaaS de usuários inativos

10% a 20% das licenças de SaaS corporativo estão atribuídas a usuários sem login ativo nos últimos 30 dias. Em empresas com Microsoft 365 E5 a R$ 120/usuário/mês, cada 10 licenças inativas são R$ 14.400/ano.

Contratos de telecom e impressão sem renegociação há 3+ anos

45% dos contratos de TI indexados por IPCA sobem todo ano enquanto o preço de mercado para os mesmos serviços cai. Gap típico de 20% a 40% após 3 anos sem revisão.

Shadow IT: ferramentas contratadas por áreas sem visão do TI central

20% a 30% do gasto real de tecnologia está fragmentado em contratos de área sem passar pelo TI. Frequentemente duplica funcionalidades de ferramentas corporativas já pagas — custo dobrado, valor único.

Infraestrutura cloud on-demand para cargas estáveis

Instâncias que rodam 24h por dia pagas no preço on-demand, quando Reserved Instances de 1 ano dariam 30% a 40% de desconto. Não requer mudança técnica — só compromisso de prazo com o provedor.

Contrato de suporte para equipamentos cujo custo anual supera a substituição

Quando o contrato de suporte anual de um equipamento passa de 20% do valor de um novo equivalente, a troca é financeiramente mais vantajosa do que a manutenção. A maioria das empresas nunca faz esse cálculo.

Como calcular o custo total de TI da sua empresa em 30 minutos

O cálculo do custo total de TI não exige consultoria nem ferramenta especializada na primeira rodada. É possível ter uma visão consolidada suficiente para diagnóstico em 30 minutos, com dados que estão disponíveis internamente.

A planilha de custo total de TI

Categoria	Onde buscar o dado	Valor mensal (R$)	% do total de TI
Telecom total (celular + links + PABX)	Faturas do mês anterior (todas as operadoras)	R$ ______	___ %
Cloud total (todos os provedores + SaaS)	Faturas cloud + assinaturas no cartão corporativo	R$ ______	___ %
Impressão (locação + custo por página + suprimentos)	Fatura do contrato de outsourcing ou recibos de suprimentos	R$ ______	___ %
Licenças de software (ERP, CRM, M365, demais)	Contratos ativos + assinaturas de todas as áreas	R$ ______	___ %
Hardware (depreciação mensal de ativos de TI)	Valor total do ativo imobilizado de TI ÷ 36 meses	R$ ______	___ %
Suporte e manutenção (contratos terceirizados)	Contratos de outsourcing de TI e manutenção	R$ ______	___ %
Pessoal de TI interno (TCO completo)	Salário × 1,68 (encargos) + benefícios + ferramentas	R$ ______	___ %
TOTAL MENSAL DE TI	Soma de todas as categorias	R$ ______	___ % da receita

Com o total mensal em mãos: dividir pelo faturamento bruto mensal e multiplicar por 100. Se o resultado estiver entre 3% e 7% para PME sem dependência digital intensa, está dentro da faixa de referência. Se estiver acima de 7%, parte do gasto está acima do benchmark ou há desperdício estrutural a investigar.

O plano de ação por prioridade: o que cortar primeiro, o que renegociar e o que otimizar

Com o diagnóstico em mãos, a decisão de onde agir primeiro deve seguir a lógica de maior impacto com menor esforço — não de maior urgência política.

Ação	O que fazer	Esforço	Prazo de resultado	Potencial de economia
Corte imediato	Cancelar linhas de celular de ex-colaboradores; desativar licenças SaaS de usuários inativos há 60+ dias; desligar instâncias cloud com zero uso por 14+ dias; cancelar assinaturas shadow IT duplicadas	Baixo	1 a 2 semanas	5% a 15% do custo total de TI
Renegociação	Iniciar renegociação de contratos de telecom, impressão e suporte com benchmark de mercado; contestar SVAs e cobranças indevidas retroativas (36 meses ANATEL); downgrade de licenças para tier adequado	Médio	30 a 90 dias	10% a 25% do custo total de TI + retroativo ANATEL
Otimização técnica	Rightsizing de instâncias cloud (baseado em 30 dias de dados históricos); migração para Reserved Instances para cargas estáveis; lifecycle policies de storage; ajuste de planos de celular por perfil de uso	Médio	30 a 60 dias	8% a 20% do custo total de TI
Estrutural	Avaliar outsourcing de TI interno se o TCO comparativo justificar; consolidar shadow IT em ferramentas corporativas; instalar processo de gestão de vencimentos de contratos; implementar FinOps para cloud	Alto	90 a 180 dias	Prevenção de acúmulo futuro + 5% a 15% adicional
Resultado consolidado típico em 90 dias: 15% a 35% de redução do custo total de TI. Sem cortar nenhum serviço crítico. Sem trocar de fornecedor (na maioria dos casos). Apenas com gestão ativa do que já existe.

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Perguntas frequentes sobre custo total de TI nas empresas

Quanto uma empresa deve gastar em TI? ▼

A referência de mercado para PMEs brasileiras, segundo a Global Data Solutions, é de 3% a 7% do faturamento bruto investido em tecnologia, dependendo do grau de dependência digital da operação. Empresas com operação intensiva em sistemas (e-commerce, financeiro, SaaS) tendem para a faixa superior; empresas de serviços físicos com menor dependência digital ficam na faixa inferior. Empresas abaixo de 3% geralmente operam com riscos elevados de indisponibilidade — infraestrutura subdimensionada que gera custo de produtividade e downtime maiores do que o que seria economizado na infraestrutura. Empresas acima de 10% provavelmente têm desperdício estrutural a investigar, a menos que TI seja o produto da empresa (software house, startup). O número em si não é o objetivo — o que importa é saber onde está dentro ou fora do benchmark, e o que justifica qualquer variação em relação à faixa de referência.

Como calcular o custo total de TI da empresa? ▼

O cálculo do custo total de TI exige consolidar sete categorias que tipicamente estão distribuídas por centros de custo diferentes: telecom (celular + links + PABX), cloud (AWS/Azure/GCP + SaaS), outsourcing de impressão, licenças de software, hardware (depreciação mensal dos ativos), contratos de suporte e manutenção, e pessoal de TI interno (salário × 1,68 de encargos + benefícios + ferramentas). A maioria desses dados está disponível internamente — faturas do mês anterior, contratos ativos e demonstrativos de RH são suficientes para uma primeira consolidação em 30 minutos. O resultado mensal dividido pelo faturamento bruto × 100 dá o percentual do faturamento gasto em TI. Comparar com a faixa de referência (3% a 7% para PMEs) é o primeiro diagnóstico. O segundo é verificar, dentro do total, quais categorias estão acima do benchmark por categoria (telecom, cloud, impressão, licenças) para priorizar onde agir.

O que é shadow IT e por que aumenta o custo de TI sem o CFO perceber? ▼

Shadow IT é o conjunto de ferramentas e serviços de tecnologia contratados por áreas de negócio — marketing, RH, operações, vendas — sem passar pelo departamento de TI ou pelo processo formal de aprovação financeira. Inclui assinaturas SaaS no cartão corporativo da área, ferramentas de automação, plataformas de análise e softwares de gestão contratados independentemente. O problema financeiro do shadow IT é triplo: é custo invisível (não aparece no orçamento de TI), frequentemente duplica funcionalidades de ferramentas corporativas já pagas (pagando duas vezes pelo mesmo recurso) e cria riscos de segurança com dados da empresa em plataformas não avaliadas tecnicamente. A soma do shadow IT pode representar 20% a 30% do gasto total de tecnologia da empresa em organizações sem processo centralizado de aprovação de ferramentas — e é identificável apenas quando alguém faz a pergunta correta para todas as áreas: “quais assinaturas de tecnologia vocês pagam fora do orçamento de TI?”

Quanto se pode reduzir no custo de TI com uma auditoria e gestão ativa? ▼

Empresas com gestão ativa de TI apresentam custos operacionais até 30% menores do que as que tratam tecnologia de forma reativa, segundo dados do Gartner. O desperdício médio em infraestrutura mal dimensionada pode chegar a 25% do orçamento total de TI de uma PME. Na prática, uma auditoria de 4 semanas seguida de implementação das otimizações identificadas tipicamente gera redução de 15% a 35% do custo total de TI em 90 dias, sem cortar nenhum serviço crítico e sem trocar de fornecedor na maioria dos casos. O resultado vem em camadas: as ações imediatas (cancelamento de linhas fantasma, desativação de licenças inativas, desligamento de recursos cloud órfãos) geram 5% a 15% em 1 a 2 semanas. A renegociação de contratos com benchmark (telecom, impressão, suporte) adiciona 10% a 25% em 30 a 90 dias. A otimização técnica de cloud (rightsizing, Reserved Instances, lifecycle policies) adiciona mais 8% a 20% em 30 a 60 dias. A recuperação retroativa de cobranças indevidas de telecom (ressarcimento em dobro, ANATEL, 36 meses) gera um retorno pontual adicional significativo nos primeiros 120 dias.