Por que o mercado usa três nomes para o mesmo serviço e serviços completamente diferentes
Nenhum outro segmento de serviços B2B usa nomenclatura tão inconsistente quanto o mercado de impressão corporativa. O mesmo fornecedor pode chamar de “locação” um contrato que inclui toner, manutenção e bilhetagem. Outro fornecedor pode chamar de “outsourcing” um contrato que entrega apenas o equipamento com manutenção básica. Um terceiro pode oferecer “comodato” que na prática funciona como locação porque o custo do equipamento está embutido no preço por página.
A confusão tem duas origens. A primeira é jurídica: no Código Civil, comodato é empréstimo gratuito e locação envolve cobrança pelo uso do bem — mas o mercado usa “comodato” mesmo quando há cobrança, porque o custo do equipamento está diluído no custo por página. A segunda é comercial: fornecedores chamam modelos similares com nomes diferentes para parecer oferecer algo único, e isso torna a comparação de propostas praticamente impossível sem uma tabela de escopo.
| Termo |
Significado jurídico |
Como o mercado usa |
O que verificar antes de assinar |
| Locação |
Aluguel de bem móvel com cobrança mensal pelo uso. A empresa locatária tem posse mas não propriedade do equipamento. |
Pode significar apenas o equipamento, ou equipamento mais manutenção, ou equipamento mais toner mais manutenção. Não há padrão. |
O que está incluso: toner, papel, manutenção preventiva, corretiva, software de bilhetagem. Perguntar explicitamente o que gera cobrança extra. |
| Comodato |
Empréstimo gratuito de bem (Art. 579 CC). Se há cobrança pelo equipamento, é tecnicamente locação. O comodante pode pedir o bem de volta quando precisar. |
Contrato onde o equipamento é “cedido” gratuitamente e a receita do fornecedor vem do custo por página ou da venda de suprimentos. O custo do equipamento está embutido no CPP. |
Franquia mínima de páginas, o que acontece se não atingir a franquia, se o custo por página inclui manutenção e toner ou apenas um deles. |
| Outsourcing |
Terceirização de processo ou serviço. No contexto de impressão, terceirização da gestão completa do ambiente de impressão como serviço gerenciado. |
Pode ser qualquer coisa, desde locação simples de equipamento até gestão completa com bilhetagem, monitoramento, relatórios e consultoria de redução de volume. |
Se inclui software de bilhetagem, SLA de manutenção com penalidade, relatório mensal de uso e quem gerencia o reabastecimento de suprimentos. |
| A regra prática: ignore o nome que o fornecedor usa e compare sempre pela lista de itens inclusos no contrato. Dois contratos com o mesmo nome podem ter escopos completamente diferentes; dois com nomes diferentes podem ser idênticos. |
Locação de impressoras: o que é, o que inclui e o que não inclui
Na locação de impressoras, a empresa paga um valor fixo mensal pelo uso do equipamento. A propriedade permanece com o fornecedor, que pode ou não incluir suprimentos e manutenção dependendo do contrato. É o modelo mais simples e com menor custo fixo mensal, mas com menor previsibilidade total porque os componentes variáveis (toner, manutenção) podem ser cobrados separadamente.
Locação simples de impressora
MENOR CUSTO FIXO MENSAL
A empresa recebe o equipamento e paga pela disponibilidade mensal. O escopo do que está incluso varia muito entre fornecedores e precisa ser verificado contrato a contrato. Alguns incluem manutenção, outros cobram por chamado. Alguns incluem toner, outros não. A única garantia universal é o equipamento em si.
O que normalmente inclui
Equipamento disponível durante a vigência do contrato
Instalação e configuração inicial
Substituição em caso de defeito irreparável
Manutenção preventiva básica (em alguns contratos)
O que geralmente NÃO inclui
Toner e suprimentos (geralmente cobrados à parte)
Papel
Manutenção corretiva ilimitada
Software de bilhetagem e monitoramento
Relatório mensal de uso por departamento
Indicado para: 1 a 3 equipamentos, volume baixo a médio, empresa com TI disponível para gerenciar suprimentos
Faixa de preço: R$ 140 a R$ 310/mês por multifuncional A4 P&B
Comodato de impressoras: o que é juridicamente e como funciona na prática
Juridicamente, comodato é empréstimo gratuito de bem não fungível, definido pelo Art. 579 do Código Civil Brasileiro. No comodato puro, a empresa recebe o equipamento sem pagar nada por ele. A receita do fornecedor vem exclusivamente da venda de suprimentos ou do custo por página impressa.
O “comodato” que não é comodato: a distinção mais importante do mercado
O Guia de Boas Práticas do Governo Federal para outsourcing de impressão estabelece claramente: a franquia de páginas com comodato ocorre quando a amortização do equipamento acontece sobre o custo por página, não sobre uma mensalidade específica pelo equipamento. Quando há cobrança mensal específica pelo equipamento, há caracterização de locação de bens móveis, independentemente do nome que o fornecedor usa no contrato. Na prática do mercado, muitos fornecedores chamam de “comodato” qualquer contrato onde o equipamento não tem linha própria na fatura, mesmo que o custo esteja embutido no preço por página. Do ponto de vista da empresa contratante, o que importa é o custo total, não como o fornecedor classifica internamente.
Comodato de impressoras: como funciona na prática
EQUIPAMENTO “GRÁTIS”, CUSTO NO CPP
No modelo de comodato com custo por página, a empresa não paga aluguel pelo equipamento. Em vez disso, paga um valor por cada página impressa, com o custo do equipamento, do toner e da manutenção embutido nesse valor por página. Para que o modelo seja financeiramente viável para o fornecedor, existe uma franquia mínima mensal de páginas que a empresa se compromete a imprimir ou pagar.
Vantagens
Sem custo de aquisição do equipamento
Custo por página normalmente inclui toner e manutenção
Fatura proporcional ao volume real impresso
Atenção
Franquia mínima: a empresa paga mesmo que não imprima
Verifique se manutenção está inclusa no CPP ou cobrada à parte
Juridicamente, o fornecedor pode reaver o bem quando precisar
Ponto crítico: o comodato puro é juridicamente revogável — o fornecedor pode pedir o bem de volta quando precisar, diferente da locação que tem prazo contratual definido. Verifique se o contrato tem prazo mínimo e condições de devolução antes de assinar.
Outsourcing de impressão: o que diferencia da locação simples
Outsourcing de impressão, no sentido pleno do termo, é mais do que ter um equipamento disponível: é terceirizar a gestão de todo o ambiente de impressão para um fornecedor que assume responsabilidade pelo resultado. A diferença em relação à locação simples não está no equipamento — está no nível de serviço, na cobertura de escopo e na responsabilidade contratual do fornecedor.
Outsourcing de impressão (MPS — Managed Print Services)
GESTÃO COMPLETA
No outsourcing completo, o fornecedor não apenas entrega o equipamento: gerencia ativamente o ambiente de impressão. Isso inclui monitoramento remoto contínuo do status de todos os equipamentos, reposição proativa de toner antes de acabar, manutenção preventiva dentro de cronograma definido, atendimento de manutenção corretiva com SLA garantido e relatório mensal com uso por departamento, custo por página real e indicadores de performance.
O que o outsourcing completo inclui
Equipamentos dimensionados para o parque da empresa
Toner e suprimentos com reposição automática e proativa
Manutenção preventiva e corretiva ilimitada com SLA
Software de bilhetagem: quem imprimiu o quê, quando e em qual equipamento
Relatório mensal de uso por departamento e custo total
Monitoramento remoto contínuo do status de todos os equipamentos
O que normalmente NÃO inclui
Papel (geralmente cobrado separadamente — confirme)
Impressão de volumes além do contratado sem custo extra
Suporte a sistemas específicos de ERP ou software de gestão
Comparativo completo: locação, comodato e outsourcing lado a lado
A tabela abaixo usa critérios operacionais concretos para separar os três modelos. Use-a como referência ao comparar propostas de fornecedores diferentes com nomes diferentes.
| Critério |
Locação simples |
Comodato |
Outsourcing completo |
| Forma de cobrança |
Mensalidade fixa por equipamento |
Custo por página com franquia mínima |
Mensalidade ou CPP, todos os serviços inclusos |
| Toner incluso? |
Depende do contrato |
Geralmente sim |
Sim, com reposição automática |
| Manutenção corretiva |
Depende do contrato |
Geralmente inclusa |
Inclusa com SLA garantido |
| Software de bilhetagem |
Raramente |
Raramente |
Incluso (diferencial chave) |
| Relatório mensal de uso |
Não |
Não |
Sim, por departamento |
| Reposição proativa de toner |
Não (empresa pede) |
Depende |
Sim: fornecedor monitora e envia |
| Previsibilidade de custo |
Parcial: mensalidade fixa, mas suprimentos e manutenção variáveis |
Alta se volume for estável: CPP × páginas |
Máxima: uma fatura mensal cobre tudo |
| Carga de gestão para a empresa |
Alta: empresa gerencia suprimentos e manutenção |
Média: suprimentos gerenciados, mas empresa abre chamados |
Mínima: fornecedor gerencia tudo proativamente |
| Custo mensal estimado (A4 P&B, 2.000 págs.) |
R$ 190 + suprimentos variáveis |
2.000 × R$ 0,05 = R$ 100 (CPP inclui tudo exceto papel) |
R$ 220 a R$ 280 (mensalidade tudo incluso) |
Os 3 modelos de cobrança e qual se encaixa em cada perfil
Independentemente do nome que o fornecedor usa (locação, comodato ou outsourcing), os contratos de impressão corporativa se organizam em três modelos de cobrança. Entender esses modelos é mais útil do que entender os nomes porque define diretamente a estrutura do custo mensal.
A
Franquia de páginas + excedente
Mais comum no mercado
A empresa contrata uma quantidade fixa de páginas por mês (a franquia). Imprimiu menos: paga a franquia inteira de qualquer forma. Imprimiu mais: paga o excedente por página, geralmente a um valor diferente do CPP base. O custo do equipamento pode estar na franquia (comodato) ou cobrado separadamente (locação + franquia).
Exemplo: Franquia de 2.000 páginas a R$ 0,06/página = R$ 120/mês fixo. Excedente a R$ 0,09/página.
Indicado para
Volume relativamente estável. Cuidado com franquia superdimensionada: a empresa paga páginas que não imprime.
B
Custo por página puro (pay per print)
Maior previsibilidade
Sem franquia mínima ou com franquia muito baixa. A empresa paga exatamente pelo que imprime, com o custo do equipamento, toner e manutenção todos embutidos no CPP. É o modelo de maior transparência de custo por uso: se a empresa imprimir zero em um mês, paga zero (ou próximo de zero). O CPP tende a ser um pouco mais alto para compensar a ausência de garantia de volume mínimo para o fornecedor.
Exemplo: R$ 0,07/página P&B tudo incluso (exceto papel), sem franquia mínima.
Indicado para
Volume variável ou imprevisível. Empresa que quer pagar exatamente pelo que usa sem risco de pagar franquia não utilizada.
C
Locação do equipamento + custo por página (modelo híbrido)
Modelo mais transparente
O equipamento tem linha própria na fatura com valor de locação, e as páginas têm linha separada com custo por página que cobre apenas os suprimentos e a manutenção. É o modelo de maior transparência porque separa o custo do hardware do custo do consumo, permitindo negociar cada componente independentemente. O Governo Federal usa principalmente esse modelo em contratos de outsourcing público.
Exemplo: R$ 200/mês locação + R$ 0,03/página P&B (toner e manutenção). Para 3.000 páginas: R$ 200 + R$ 90 = R$ 290.
Indicado para
Empresas que querem separar claramente o custo do equipamento do custo de consumo e negociar os dois componentes de forma independente.
Como comparar propostas com nomes diferentes
Quando dois fornecedores chegam com propostas de preços diferentes para “o mesmo serviço”, a comparação correta não é pelo valor total — é pela lista de itens inclusos. Use o framework abaixo para nivelar qualquer proposta antes de comparar valores.
Planilha de nivelamento de propostas: o que perguntar antes de comparar valores
| Pergunta |
Fornecedor A |
Fornecedor B |
| O toner está incluso ou cobrado à parte? |
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| A manutenção corretiva está inclusa? Há limite de chamados? |
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| Qual é o SLA de atendimento para manutenção corretiva? |
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| Software de bilhetagem está incluso? O que ele registra? |
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| Há relatório mensal de uso por departamento? |
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| A reposição de toner é proativa (fornecedor monitora) ou reativa (empresa solicita)? |
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| Há franquia mínima? O que acontece se não atingir? |
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| O papel está incluso? Se não, qual é o custo real por página incluindo o papel? |
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| Qual a penalidade por rescisão antecipada e qual o prazo de aviso? |
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Após preencher a mesma planilha para cada proposta, calcule o custo mensal total incluindo os itens não cobertos pelo contrato que a empresa teria que pagar separadamente. Só então compare os valores finais.
Próximo Passo
Você recebeu propostas de fornecedores com nomes diferentes e preços diferentes mas não tem como comparar o que cada uma realmente inclui?
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Perguntas frequentes sobre locação, comodato e outsourcing de impressão
Qual a diferença entre locação e comodato de impressoras? ▼
Juridicamente, locação é o aluguel de bem móvel com cobrança mensal pelo uso do equipamento, enquanto comodato é o empréstimo gratuito de bem não fungível conforme o Art. 579 do Código Civil — no comodato puro, não há cobrança pelo equipamento. Na prática do mercado de impressão corporativa, o que se chama de “comodato” na maioria dos contratos é o modelo onde o equipamento é cedido sem uma linha específica de aluguel na fatura, mas o custo do equipamento está embutido no custo por página impressa. Tecnicamente, se há cobrança pela disponibilidade do equipamento de alguma forma, o contrato deveria ser chamado de locação, não comodato. A distinção prática mais importante para a empresa contratante não é o nome, mas sim o que está incluso: se o custo por página cobre apenas o toner, ou também a manutenção, e qual é a franquia mínima de páginas comprometida pelo contrato.
Qual a diferença entre locação de impressoras e outsourcing de impressão? ▼
Locação de impressoras é o aluguel do equipamento com escopo variável de serviço: pode incluir ou não manutenção, suprimentos e software de gestão, dependendo do contrato. Outsourcing de impressão, no sentido completo, é a terceirização da gestão de todo o ambiente de impressão: além do equipamento, o fornecedor assume a gestão ativa com monitoramento remoto contínuo, reposição proativa de toner antes de acabar, manutenção preventiva e corretiva com SLA garantido, software de bilhetagem que registra quem imprime o quê, e relatório mensal de uso e custo por departamento. A diferença fundamental está no nível de responsabilidade do fornecedor: na locação, o fornecedor entrega um equipamento e reage quando chamado; no outsourcing, o fornecedor gerencia o resultado e age proativamente antes que a empresa precise solicitar. Na prática, o mercado usa os dois termos de forma intercambiável, por isso a comparação correta é sempre pela lista de serviços inclusos no contrato, não pelo nome.
O que é franquia de páginas em outsourcing de impressão? ▼
Franquia de páginas é uma quantidade mínima mensal de páginas que a empresa se compromete a imprimir ou pagar no contrato de outsourcing ou comodato de impressão. O fornecedor precisa da franquia mínima para amortizar o custo do equipamento ao longo da vigência do contrato. Se a empresa imprimir menos do que a franquia em um mês, paga a franquia inteira mesmo assim. Se imprimir mais do que a franquia, paga as páginas excedentes a um custo por página separado, geralmente diferente do CPP da franquia. A franquia deve ser dimensionada com base no volume real de impressão da empresa, com uma margem segura de variação. Uma franquia superdimensionada faz a empresa pagar por páginas que não imprime; uma franquia subdimensionada gera custo de excedente constante. O Guia do Governo Federal para outsourcing de impressão recomenda revisão semestral da franquia para ajuste baseado no volume real de uso.
Qual modelo de impressão corporativa é mais indicado para PMEs? ▼
Para PMEs, a escolha depende de três critérios: volume de impressão, disponibilidade de TI para gestão e necessidade de previsibilidade de custo. Para empresas com volume baixo (até 1.000 páginas mensais), 1 a 2 equipamentos e TI disponível para gerenciar suprimentos, a locação simples com mensalidade menor pode ser suficiente. Para empresas com volume médio a alto (acima de 1.500 páginas), múltiplos equipamentos ou TI sem disponibilidade para gerenciar impressoras, o outsourcing completo com custo por página tudo incluso ou modelo híbrido (locação + CPP) é mais indicado pela previsibilidade e pela eliminação da carga de gestão. O outsourcing com bilhetagem é especialmente valioso para PMEs com múltiplos departamentos que precisam distribuir o custo de impressão por centro de custo, ou que querem identificar e reduzir desperdício de impressão. O modelo de comodato com custo por página é interessante para empresas com volume variável que não querem comprometer capital em equipamento e preferem pagar proporcionalmente ao uso.
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